政府机关会议中心会议系统会务保障工作简略介绍

政府机关会议中心会议系统会务保障工作简略说明

      政府机关会议中心会议系统会务保障工作是确保会议中心各类型会议正常举行的重要保障，而保障工作涉及多方面的因素，如保障人员的专业性、会议系统的稳定性、应急事件处理流程等。 

一、保障人员的专业性      

      保障人员的专业性，对会议系统日常保障、维护、维修，具有相当大的影响，这要求保障人员熟知系统结构、熟练操作各系统、对声音敏感度高，根据声音质量调校调音台，人员响应迅速。     

      通过对保障人员的常规技术培训、定期的会议系统应急演练，可提升保障人员的技术水平，明确系统的应急保障流程，增强其应急保障能力。 

二、会议系统的稳定性     

      会议系统的稳定性，是通过日常定期的系统检测与维护来实现。 

1）制定符合系统使用特点的检测与维护方案，细化系统维护细节，确认系统维护周期； 

2）编制系统维护文档表单； 

3）明确系统检测与维护人员，确定权责关系； 

4）对于系统检测和维护过程中发现的异常情况，应立即进行检修或更换，并进行报备； 

三、会议日常保障工作     

       会议系统日常保障工作，可分三个步骤： 

1）会前保障      

      根据举行的会议类型需求，制定会议保障方案，调试相关设备（包括话筒、大屏、电脑等）。

      依据制定的会议保障方案逐项检测各子系统各子设备，模拟演练会中的各项操作（如大屏切换、话筒音量调节等），填写会前调试记录表、文件交付清单等文字材料。 

2）会中保障     

      会议在进行中，保障人员应根据会前制定的操作流程，按要求进行相关操作。    

       对于应急突发情况，应按应急方案，进行处置，保障会议的正常进行。 

3）会后保障    

      会议结束后，保障人员进行以下工作：

     1\回收临时安装的设备和线路； 

     2\对于会中出现的状况，进行复盘，查找问题、及时解决问题； 

     3\填写会议会中会后文档表单；

     4\对于文件交付清单所列内容，对文件进行处理，避免文件外泄； 

     5\对会议系统进行断电操作，避免人员不在时，发生火灾等安全事故； 

四、关于系统检测工作     

     会议系统的检测工作，对于系统在正常使用过程中，通过技术手段发现系统隐患，及时处理，避免造成更大的事故。

     系统的检测工作主要有以下： 

1）视频会议线路检测      

     视频会议线路检测，主要通过测光表和电脑进行线路检测，记录线路的光衰值，并与之前的测量值进行比对，判断其是否有异常情况；电脑PING线路的服务器或设备，记录其数据丢包情况、延时情况，并与之前记录值进行比对，判断其是否有异常情况。对于有异常情况，应及时处理。线路检测，对于视频会议系统的正常运行，尤为重要。 

2）设备运行温度检测     

     设备运行温度检测，主要通过安装在设备表面的温度传感设备，通过系统平台实时记录其数值，与之前的记录值进行比对。若设备运行温度发生异常，比之前测量值高，且达到一定数值时，说明设备存在安全隐患，应立即进行停机检修。 

3）调音台底噪检测     

      调音台底噪检测，主要通过电脑音频检测工具进行，通过电脑音频检测工具，检测调音台输入输出的底噪值，并记录，与之前的数量进行比对，若数值发生异常，说明调音台或前 端线路存在故障，应及时查找问题点，并解决，避免底噪过大，影响会场声音效果。 

五、关于文档表单     

     制定符合系统保障的文档表单，能为保障人员的保障工作提供工作依据，避免出现漏洞。同时，对事后问题的查找确责，提供材料。